Manajemen Perubahan Ala James Gwee

James Gwee

Sebelum memulai posting ini tidak lupa saya mengucapkan Selamat Tahun Baru 2014. Semoga di tahun 2014 yang katanya tahun Shio Kuda yang merupakan simbol pekerja keras dan jujur serta elemen air yang menggambarkan masalah akan mudah mengalir seperti air ini kita akan lebih semangat dalam bekerja keras...dan keras lagi. Tentunya banyak PR di tahun 2013 yang masih harus dilanjutkan di tahun ini. 

Perubahan.. perubahan.. perubahan.. Saya jadi ingat sama bukunya James Gwee yang saya beli 3 tahun lalu di pelabuhan sebelumnya, Palembang. Kata kata ini sering kita dengar namun perlu perjuangan untuk melakukannya. Masih hangat di ingatan kita ada beberapa gejolak yang dapat terjadi terutama apabila perubahan dilakukan di organisasi perusahaan. Mari kita tengok apa dan bagaimana hal ini dapat terjadi melalui kaca mata seorang James Gwee, MBA seorang Director dari Education and Training sebuah perusahaan konsultan dan training yang bermarkas di Singapore.

Setiap kali mendengar kata kata perubahan, reaksi pertama kebanyakan orang adalah kaget, gelisah, jengkel, marah, menolak.. Dari urusan jam penerbangan, janji meeting, pengiriman barang, spesifikasi produk, sampai perubahan peraturan daerah atau pemerintah.

Hal yang sama terjadi dalam setiap perusahaan. Sekalipun sudah dijelaskan bahwa perubahan itu dimaksudkan untuk kebaikan bersama, tidak serta merta para karyawan mau menerima dan mendukung pelaksanaan kebijakan atau aturan baru tersebut. Mereka beranggapan bahwa perubahan ini merupakan ancaman bagi mereka.

Sejujurnya dari sharing-sharing banyak teman yang mengelola perusahaan, sering kali resistensi atau penolakan terhadap perubahan itu berasal dari segelintir orang umumnya karyawan lama, atau mereka yang kurang produktif yang selama ini sudah merasa nyaman dengan pekerjaan dan posisinya kata James Gwee.

Saat manajeman mengumumkan beberapa perubahan baru untuk melakukan perubahan, yang muncul dalam benak mereka adalah, "Jangan-jangan aku harus sering kerja lembur," "Waduh, jangan-jangan fasilitas dan tunjangan yang selama ini ada akan dihapuskan," "Jangan-jangan posisiku akan digeser oleh orang lain," "Waduh, jangan-jangan aku gak bisa leluasa YM-an, chatting dan fb-an lagi..... dan masih ada berderet-deret kecemasan dan ketakutan yang belum tentu akan terjadi... Dan kalaupun itu terjadi lebih karena yang bersangkutan tidak mau ikut berubah.

Berbagai ketakutan itulah yang mendorong mereka mencari atau lebih tepatnya menghasut teman-teman lain yang sebenarnya bersifat terbuka dan antusias terhadap perubahan. Modelnya bisa bisa bermacam-macam: agresif "mengompori" teman teman bahwa itu adalah cara perusahaan mengurangi karyawan secara halus, menghemat biaya, menaikkan profitabilitas dan lain-lain. Atau mencari-cari alasan bahwa kebijakan dan aturan yang selama ini berlaku sudah baik dan perusahaan tetap berdiri kokoh. Mereka tidak sadar bahwa pesaing sudah mulai mengalahkan perusahaannya, katanya.

Jadi ingat posting saya terdahulu yang berjudul,"Saatnya Pelindo Melakukan Ekspansi,"

Benar, bahwa setiap perubahan yang kita lakukan belum menjadi jaminan seratus persen akan mendatangkan kebaikan seperti yang kita harapkan. Karena itulah saya menyebut perubahan sebagai proses perpindahan perpindahan dari zona nyaman ke zona bahaya (from comfort zone CZ to danger zone DZ). Bahaya dalam artian belum ada kepastian mengenai kondisi setelah perubahan kita lakukan. Tapi satu hal yang jelas, kalau perubahan tidak kita lakukan bisnis kita bisa bangkrut, mati...

   

Dan bila itu terjadi yang paling duluan kena imbasnya adalah para karyawan, terutama mereka yang kinerjanya pas-pasan, tidak punya kreativitas, tidak punya semangat berkompetensi tinggi, tidak mau diajak berubah sesuai tuntutan perusahaan.

Sebaliknya, bila mereka bersedia dan antusias dengan perubahan yang digulirkan majemen dan akhirnya perusahaan lebih maju dan lebih berkembang, mereka jugalah yang akan merasakan manfaatnya.

Alasan kenapa orang tidak mau berubah.

1. Yang lama sudah terbukti bagus. Alasan ini disampaikan karena apa yang telah mereka lakukan di masa lampau sudah terbukti bagus, lancar dan mulus. Jadi buat apa berubah dan meninggalkan sesuatu yang sudah pasti menuju sesuatu yang belum pasti?
2. Rasa takut. Jika ditelusuri lebih lanjut mereka enggan berubah karena takut. Kalau melakukan kebiasaan lama mereka sudah mengetahui resiko dan konsekwensinya. Sedangkan perubahan membuat satu wilayah baru yang tidak jelas dampaknya buat mereka.
3. Rasa curiga, Rasa curiga sering hinggap mana kala terjadi perubahan apalagi jika atasan tidak akrab dengan bawahan. Para bawahan merasa ada udang di balik batu. Mereka mengingatkan rekan-rekan lainnya untuk waspada akibat tindakan atasan ini. Akibatnya perubahan tidak terjadi.
4. Asosiasi positif dan negatif. Mungkin ini alasan yang paling menarik kenapa orang enggan berubah. Kita semua tahu bahwa insting dasar kita sudah terprogram dalam diri kita masing-masing untuk mencari keamanan dan menghindari bahaya atau kesengsaraan. Kita cenderung mengasosiakan tindakan A atau yang lama sebagai tindakan yang aman karena sudah terbukti, tidak terlalu beresiko, nyaman dan sebagainya. Di sisi lain kita selalu mengasosiakan tindakan B sebagai hal yang belum terbukti, berisiko , tidak nyaman dan berbahaya. Jadi kita harus mengubah asosiasi untuk mengakali insting dasar manusia. Kita perlu menjelaskan, membuktikan, dan meyakinkan diri kita dan bawahan kita bahwa mempertahankan tindakan A sesungguhnya akan sangat berbahaya. Kenapa...? karena jika tidak berubah anda akan dikalahkan oleh pesaing, anda akan kehilangan karyawan terbaik, anda bisa bangkrut, pasangan anda bisa jadi meninggalkan anda, keluarga anda mungkin berantakan dan lain sebagainya. Bila ini terjadi, zona nyaman sesungguhnya tidak akan nyaman lagi dan mau tidak mau akan memaksa kita meninggalkan tindakan A. Pada saat yang sama kita mengasosiaikan tindakan B dengan berbagai hal yang positif. Setelah berhasil berubah kita akan menikmati manfaat perubahan, sukses, gembira, dihormati, lebih punya waktu santai, keluarga bahagia, kesehatan yang baik, semua hal yang baik dalam hidup. Hal ini otomatis membuat kita bergerak menuju tindakan B.

Dalam perubahan ada 3 tipe orang :

1. Tipe kelompok orang yang menyadari betapa pentingnya perubahan untuk kemajuan, disebut Gung Ho. Gung Ho adalah orang yang mempunyai sikap positif dan selaku mendukung upanya manajemen untuk pindah dari comfort zone CZ ke danger zone DZ. Mereka  siap dan mampu menghadapi hambatan mental dan mau berubah demi kemajuan. 
2. Tipe kelompok W&S (Wait and See). Orang orang ini memilih untuk menunggu (wait) dan mengamati (see) apakah Gung Ho sanggup melakukan perubahan atau tidak. 
3. Tipe kelompok Bruce Willis. Kenapa disebut Bruce Willis? Karena Bruce Willis begitu terkenal di film "Die Hard". Orang-orang ini alot, tidak pernah mau berubah sampai kapanpun. Sekalipun kelompok W&S sudah teriak-teriak, "Ayo jalan..., dong!" respon Bruce Willis enteng saja, " Ya, silahkan jalan, saya disini saja.".

Masalah mereka bukanlah insentif anda yang kurang menarik tetapi karena mereka sudah kelewat nyaman. Obatnya harus lain.. Supaya meraka jalan anda harus membuat tempat nyaman mereka menjadi tidak nyaman

Kejam tapi nyata memang. Ibaratnya anda memberikan api alias tekanan di bawah kursi mereka. Dulu mereka adhem-adhem saja, sekarang sudah mulai panas. Dulu mereka berpikir bosnya enak, sekarang nyentrik. Ada orang seperti itu , bukan? Berikan tekanan maka mereka mengeluh. Parahnya mereka sering kali tetap tidak bergerak, maka "api" itu perlu ditambah.

Setelah panasnya ditambah, berikan "semut merah" alias tekanan tambahan. Sudah panas digigit pula. Maka merekapun bangun.  Ketika Bruce Willis bangun ada dua reaksi yang mungkin muncul. Pertama dia bangun dan mengikuti anda. Selamat!, anda telah berhasil membuat kelompok Bruce Willis keluar keluar dari comfort zone CZ ke danger zone DZ. Perubahan mulai terjadi. Reaksi kedua adalah dia bangun dan mengundurkan diri. Selamat!, kelompok anda terbebas dari orang-orang alot. Doa anda terjawab sudah.. 

Tetapi di dalam buku ini dicontohkan bahwa tidak semua kelompok Bruce Willis ini jelek lho. Di dalam buku ini dicontohkan bahwa ada tempat kursus komputer yang pesertanya adalah guru-guru dari berbagai usia yang diletakkan dalam satu kelas. Kelompok pertama yang terdiri guru-guru yang baru lulus dari universitas. Masalah komputer tentu jagonya. Mereka tidak ada hambatan sama sekali ketika mengikuti kursus komputer (kelompok Gung ho)

Kelompok kedua guru-guru yang sudah lama mengajar. Kelompok inipun dapat mengikuti kursus dengan baik, walaupun terkadang intruktur harus menerangkan dua kali terhadapat materi yang diberikan.(kelompok W & S)

Kelompok ketiga terdiri dari guru-guru senior dan mendekati pensiun. Ada juga yang sudah pensiun tetapi masih aktif karena fisiknya masih kuat. Kelompok ini di dalam kelas yang paling sering mengeluh dan bilang kami tidak bisa melakukannya. Kelompok ini juga sering melakukan protes dengan berbagai alasan. (kelompok Bruce Willis)
Akhirnya tempat kursus mencari akar permasalahan yang sebenarnya. Akhirnya ditemukan jawaban bahwa kelompok ketika sering mengeluh dan protes karena mereka merasa gengsi bergabung dengan guru-guru muda kalau mereka tidak bisa. Karena kebiasaan di sekolah guru-guru senior sangat dihormati oleh guru-guru junior jadi mereka merasa gengsi kalau tidak bisa.

Disimpulkan bahwa tempat kursus harus dibagi tiga kelas, kelompok guru-guru yang baru lulus, kelompok guru-guru yang sudah berpengalaman dan kelompok guru-guru senior. Setelah dipisahkan semua kelompok guru-guru dapat kursus dengan lancar. Bahkan kelompok guru senior lebih lebih antusias dibanding guru lainnya karena dengan belajar komputer mereka dapat menginstall games kesukaan mereka.

7 langkah sukses memimpin dan mengelola perubahan.

1. Mengantisipasi perubahan. Ini menyangkut mindset. Anda harus mempersiapkan tim yang sigap, mengubah mindset tentang perubahan dan selalu siap berubah.
2. Mengidentifikasi perubahan. Agar terus berkembang dan memenangi persaingan, ada banyak perubahan yang harus dilakukan. Mengingat sumber daya dan waktu yang terbatas, perubahan mana saja yang perlu dilakukan dan perubahan mana yang bisa ditunda. Harus ada prioritas dalam perubahan.
3. Menjual perubahan. Menurutnya ini adalah langkah paling penting. Apabila ini dilakukan dengan baik, tim anda akan lebih mau dan semangat untuk berubah dan sebaliknya.
4. Menggalang sumber daya untuk perubahan. Apabila anda menjalankan langkah nomor 4 dengan  baik, orang-orang anda akan bersemangat untuk berubah. Anda harus segera menggalang sumber daya sehingga mereka melihat bahwa anda telah melakukan perubahan. Namun kalau anda tidak ada gerakan apapun semangat mereka akan pudar.
5. Mendobrak zona nyaman. Langkah ini sangat penting untuk mendukung serta memperlancar dan mempercepat proses perubahan.
6. Memberikan penghargaan. Sangat penting untuk menghargai mereka yang sudah berubah untuk mencapai sukses serta untuk menunjukan kepada kelompok W&S bahwa anda menepati janji reward anda.
7. Belajar dari pengalaman. Selamat! Anda telah berhasil memimpin dan mengelola tim anda untuk melakukan perubahan. Anda telah selesai melewati satu putaran dan siap melanjutkan ke putaran selanjutnya.

Kalau udah baca dishare ya...

"He who rejects change is the architect of decay.

The only human institution which reject progress is the cemetery." 

====HAROLD WILSON====

Sumber : James Gwee